Standesamt Volkach

Ja, ich will - Termine für standesamtliche Trauungen am Samstag finden Sie hier.

Bei folgenden Anliegen wenden Sie sich bitte an das Standesamt in Volkach:

• Anmeldung Eheschließung (per E-Mail)
• Ausstellung einer Eheurkunde (zum Onlineverfahren)
• Ausstellung einer Lebenspartnerschaftsurkunde (zum Onlineverfahren)
• Ausstellung einer Geburtsurkunde (zum Onlineverfahren)
• Ausstellung einer Sterbeurkunde (zum Onlineverfahren)
• Kirchenaustritt
• Vaterschaftsanerkennungen
• Namensänderungen

Hier gehts zur Pressemitteilung in der Mainpost vom 16.01.2024.

Bekanntmachung der Zweckvereinbarung über die Übertragung der Aufgaben des Standesamtes der Gemeinde Kolitzheim auf das Standesamt der Verwaltungsgemeinschaft Volkach gemäß Art. 2 Abs. 2 des Gesetzes zur Ausführung des Personenstandsgesetzes (AGPStG)

Der Gemeinderat der Gemeinde Kolitzheim hat mit Beschluss vom 14.03.2023 die große Übertragung der Aufgaben des Standesamtes im Sinne von Art. 2 Abs. 2 Satz 1 AGPStG auf die Verwaltungsgemeinschaft Volkach mit Wirkung ab dem 01.01.2024 öffentlich beschlossen. Die Gemeinschaftsversammlung der Verwaltungsgemeinschaft Volkach beschloss am 16.02.2023, in der Sitzung am 14.06.2023 öffentlich bekannt gemacht, das Standesamt Kolitzheim aufzunehmen.

Zur näheren Regelung der Aufgabenübertragung wurde am 05.12.2023 eine Zweckvereinbarung abgeschlossen. Diese Zweckvereinbarung wird hiermit ortsüblich bekannt gemacht. Sie tritt ab dem 01.01.2024 in Kraft.

Die Zustimmung der unteren Aufsichtsbehörde am Landratsamt Schweinfurt wurde mit Schreiben vom 14.12.2023 und die Zustimmung der unteren Aufsichtsbehörde am Landratsamt Kitzingen wurde mit Schreiben vom 05.12.2023 erteilt.

Kolitzheim, den 18.12.2023
Gemeinde Kolitzheim

Horst Herbert
Erster Bürgermeister

Zweckvereinbarung

Zwischen der Verwaltungsgemeinschaft Volkach als aufnehmendes Standesamt,
vertreten durch Herrn Gemeinschaftsvorsitzenden Heiko Bäuerlein,
Marktplatz 1, 97332 Volkach

und der Gemeinde Kolitzheim als abgebendes Standesamt,
vertreten durch Herrn Ersten Bürgermeister Horst Herbert,
Rathausstraße 1, 97509 Kolitzheim

wird gemäß Art. 8 KommZG i. V. m. Art. 2 Abs. 2 AGPStG folgende Zweckvereinbarung geschlossen:

Präambel

Aufgrund Art. 2 Abs. 2 des Gesetzes zur Ausführung des Personenstandgesetzes (AGPStG) können kreisangehörige Gemeinden die Aufgaben des Standesamtes einer anderen Gemeinde mit deren Zustimmung übertragen.

Rechtlich sind zwei Arten der Übertragung zulässig. Bei einer „großen“ Übertragung wird die Aufgabe komplett übertragen und es kommt damit zur Abgabe der Zuständigkeit. Die Eheschließungen an sich können allerdings weiterhin durch die Eheschließungsstandesbeamten im abgegebenen Standesamt durchgeführt werden.

Bei der „kleinen“ Übertragung erfolgt dagegen keine Abgabe der eigenen Zuständigkeit sowie damit auch keine Erweiterung der Zuständigkeit des annehmenden Standesamtes. Vielmehr handelt es sich um eine Organleihe, bei dem der Standesbeamte nur ausgeliehen wird. Er hat dann eine Doppelstellung inne und wird in den verschiedenen Standesamtsbezirken tätig. Die Register müssen weiterhin getrennt geführt werden, die Bezeichnungen der Standesämter bleiben erhalten.

Die zunehmend komplexen Anforderungen an die Verwaltungen der Gemeinden, insbesondere im Bereich des Personenstandswesens in der Breite und Tiefe des Fachwissens, haben die Gemeinde Kolitzheim dazu veranlasst, den eigenen Standesamtsbezirk aufzugeben und damit die Aufgaben vollständig im Rahmen der „großen“ Übertragung an die Verwaltungsgemeinschaft Volkach zu übertragen.

Nähere Einzelheiten werden in dieser Zweckvereinbarung getroffen und verbindlich für beide Kommunen festgeschrieben.

§ 1 Übertragung und Erfüllung der Aufgaben

(1) Aufgrund der Beschlüsse der Gemeinschaftsversammlung der Verwaltungsgemeinschaft Volkach vom 16.02.2023 und des Gemeinderates der Gemeinde Kolitzheim vom 14.03.2023 werden die Aufgaben des Standesamtes Kolitzheim mit Wirkung ab dem 01.01.2024 in vollem Umfang auf die Verwaltungsgemeinschaft Volkach im Wege der „großen“ Übertragung gemäß Art. 2 Abs. 2 Satz 1 AGPStG übertragen.

Der Standesamtsbezirk Kolitzheim wird damit in den Standesamtsbezirk Volkach integriert und unter dem Namen „Standesamt Volkach“ weitergeführt. Ab dem Zeitpunkt der Übertragung erfüllt die Verwaltungsgemeinschaft Volkach als Rechtsträgerin des Standesamtes Volkach die Aufgaben für die Gemeinde Kolitzheim. Der Standesamtsbezirk Volkach erstreckt sich ab diesem Zeitpunkt damit auch auf das Gemeindegebiet der Gemeinde Kolitzheim. Der Sitz des Standesamtes ist in Volkach.

(2) Davon unberührt bleibt gemäß Art. 2 Abs. 3 AGPStG in Verbindung mit § 2 Abs. 3 der Verordnung zur Ausführung des Personenstandsgesetzes (AVPStG) die Befugnis der Gemeinde Kolitzheim, Bürgermeisterinnen bzw. Bürgermeister zu Standesbeamten zur Vornahme von Eheschließungen und Begründung von Lebenspartnerschaften zu bestellen und die Befugnis der bestellten Bürgermeisterinnen und Bürgermeister Trauungen vorzunehmen und Lebenspartnerschaften zu schließen. Die Gemeinde Kolitzheim verpflichtet sich, die Bestellung oder Abberufung von Bürgermeisterinnen und Bürgermeistern zu Eheschließungsbeamten, der Verwaltungsgemeinschaft Volkach unmittelbar schriftlich anzuzeigen.

(3) Trauungen finden grundsätzlich am Amtssitz des Standesamtes Volkach in den dafür gewidmeten Räumlichkeiten und an gewidmeten Orten (z. B. Mainfähren) statt. Auf Wunsch des Brautpaares können Trauungen durch die für die Vornahme von Eheschließungen und Begründung von Lebenspartnerschaften bestellten Bürgermeisterinnen bzw. Bürgermeister auch in den hierfür gewidmeten Räumlichkeiten im Rathaus der Gemeinde Kolitzheim vorgenommen werden. Bei Verhinderung der Bürgermeisterin bzw. des Bürgermeisters wird diese bzw. dieser nach Absprache durch einen Standesbeamten der Verwaltungsgemeinschaft Volkach vertreten, sofern eine terminierte Eheschließung nicht an einem Sonntag, Feiertag oder zu ungewöhnlicher Zeit stattfindet. In diesen Vertretungsfällen finden die Eheschließungen ebenfalls im Rathaus der Gemeinde Kolitzheim statt. Der Zugang zu dem in Kolitzheim gewidmeten Trauraum ist für solche Fälle sicher zu stellen. Die Örtlichkeiten sind durch die Gemeinde Kolitzheim entsprechend vorzubereiten. Bei Terminüberschneidungen gehen stets die terminierten Eheschließungen in Volkach vor.

(4) Die Widmung weiterer Trauräume des abgegebenen Standesamtes der Gemeinde Kolitzheim erfolgt in Abstimmung mit der Verwaltungsgemeinschaft Volkach.

(5) Die Gemeinde Kolitzheim trägt bei Trauungen in den gewidmeten Räumlichkeiten im Rathaus Kolitzheim dafür Sorge, dass die für die Trauung benötigten Unterlagen rechtzeitig während der Dienststunden des Standesamtes in Volkach abgeholt und nach der Trauung umgehend und vollständig wieder zum Standesamt nach Volkach zurückgebracht werden.

§ 2 Kostenbeteiligung und Gebühreneinnahmen

(1) Die Kostenbeteiligung der Gemeinde Kolitzheim wird wie folgt geregelt:

a) Die Kostenbeteiligung der Gemeinde Kolitzheim an den Kosten des Standesamtes Volkach entspricht den Kosten eines Büroarbeitsplatzes in der Eingruppierung der Entgeltgruppe 9b. Grundlage für die Ermittlung sind die Werte anhand der jährlichen Veröffentlichung in der Gemeindekasse (zuletzt GK 10/2022) zu den Personaldurchschnittskosten und Kosten eines Arbeitsplatzes für kommunale Arbeitnehmer des öffentlichen Dienstes. Die Kosten werden für eine halbe Stelle berücksichtigt. Damit sind alle laufenden Verwaltungs-, Personal- und IT-Kosten abgegolten. Die Verwaltungsgemeinschaft Volkach als Rechtsträgerin des Standesamtes erhebt die Kostenbeteiligung von der Gemeinde Kolitzheim.

b) Die jährlich zu erhebende Kostenbeteiligung ist in voller Höhe jeweils am 31.03. des Folgejahres zur Zahlung fällig, erstmals am 31.03.2025. Die Gemeinde Kolitzheim erhält jährlich zum 28.02. eine entsprechende Rechnung der Verwaltungsgemeinschaft Volkach.

c) Für den Fall, dass eine Strukturänderung im Gemeindegebiet Kolitzheim eintritt (z.B. durch Alten- und Pflegeheime, zusätzliche Wohnbebauung u.ä.) die nachhaltig zu einem höheren Arbeitsanfall im Bereich des Personenstandswesens führt, ist die Verwaltungsgemeinschaft Volkach dazu berechtigt, die Kostenbeteiligung mit der Gemeinde Kolitzheim neu zu verhandeln. Dies ist insbesondere dann der Fall, wenn

- die jährlichen Kosten im Vergleich zum jeweiligen Vorjahr um mindestens 10,0% steigen, oder

- die Fallzahlen im Vergleich zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses um mindestens 10,0% steigen. Hierzu werden als Basiswert die Fallzahlen der vorangegangenen drei Jahre ermittelt und als Anlage zu diesem Vertrag hinzugefügt.

d) Die bei der Umstellung anfallenden einmaligen Kosten für die Datenintegration und -migration aus dem bisherigen Fachverfahren sowie diverse Systemarbeiten trägt die Gemeinde Kolitzheim (Datenübernahme durch das Standesamt Volkach) selbst bzw. sind der Verwaltungsgemeinschaft Volkach zu erstatten.

(2) Die Gebühreneinnahmen als Amtshandlungen für sämtliche Personenstandsfälle und anderer dem Standesamt Volkach zugewiesene bzw. übernommene Aufgaben aus dem Gebiet der Gemeinde Kolitzheim stehen der Verwaltungsgemeinschaft Volkach zu. Der Trauraum im Rathaus Kolitzheim sowie ggfs. alle zukünftig gewidmete Trauräume sind der Verwaltungsgemeinschaft Volkach kostenlos zur Verfügung zu stellen.

(3) Die Einnahmen aus privatrechtlichen Entgelten (z.B. für Aufbewahrung und Kühlung von Getränken, die Beschaffung von Getränken etc.) stehen der Gemeinde Kolitzheim zu. Diese Entgelte werden von der Gemeinde Kolitzheim den Nutzern direkt in Rechnung gestellt.

§ 3 Inkrafttreten und Geltungsdauer

(1) Diese Vereinbarung tritt am 01.01.2024 in Kraft.

(2) Die Vereinbarung ist auf unbestimmte Zeit geschlossen. Eine einseitige ordentliche Kündigung ist aufgrund der gesetzlichen Bestimmungen unzulässig.

(3) Gemäß Art. 2 Abs. 4 Satz 1 AGPStG kann die Übertragung der Aufgaben mit Beschlüssen einer Mehrheit von jeweils zwei Dritteln der gesetzlichen Zahl der Mitglieder des Gemeinderats Kolitzheim bzw. der Gemeinschaftsversammlung der Verwaltungsgemeinschaft Volkach aufgehoben werden. Gegen den Willen einer der beteiligten kommunalen Gebietskörperschaften kann eine Übertragung aufgehoben werden, wenn dringende Gründe des öffentlichen Wohls vorliegen (Art. 2 Abs. 4 Satz 2 AGPStG). Die Aufhebungsentscheidung trifft in diesem Fall die für die aufnehmende kommunale Gebietskörperschaft zuständige untere Aufsichtsbehörde, das Landratsamt Kitzingen, im Sinn des Art. 4 Abs. 4 Satz 3 in Verbindung mit Abs. 1 Nr. 1 und Art. 2 Abs. 4 Satz 3 AGPStG. Im Falle der Aufhebung der Vereinbarung wird zwischen der Verwaltungsgemeinschaft Volkach und der Gemeinde Kolitzheim eine Auslauffrist von zwölf Monaten nach Bekanntgabe des Aufhebungsbeschlusses an den jeweiligen Kooperationspartner vereinbart. In diesem Zeitraum gilt diese Vereinbarung weiter.

(4) Das Recht, diese Vereinbarung gemäß Art. 14 Abs. 3 Satz 2 des Gesetzes über die kommunale Zusammenarbeit (KommZG) außerordentlich aus wichtigem Grund zu kündigen bleibt unberührt.

(5) Die Verwaltungsgemeinschaft Volkach und die Gemeinde Kolitzheim vereinbaren, dass bei einer Erweiterung der gewidmeten Trauräume in der Gemeinde Kolitzheim die Modalitäten dieser Vereinbarung neu verhandelt werden können, um dadurch möglicherweise steigende Eheschließungsfälle abdecken zu können. Für den Fall, dass eine Einigung nicht erzielt werden kann, stellt dies einen dringenden Grund des öffentlichen Wohls (vgl. Art. 2 Abs. 4 Satz 2 AGPStG) dar, sodass eine einseitige Kündigung durch die Verwaltungsgemeinschaft Volkach erfolgen kann.

§ 4 Übergabe standesamtlicher Unterlagen und Archivgut

(1) Die nach Inkrafttreten dieser Vereinbarung noch fortzuführenden Unterlagen des Standesamtes der Gemeinde Kolitzheim, insbesondere die Ehe-, Lebenspartnerschafts-, Geburts- und Sterberegister, die Familienbücher und alle dazugehörigen Sammelakten, Namensverzeichnisse sowie die durch Bundes- oder Landesrecht zugewiesenen weiteren Aufgaben des Standesamtes (z. B. Beurkundungen zu Kirchenaustritte) sind so rechtzeitig an das Standesamt der Verwaltungsgemeinschaft Volkach zu übergeben, dass die standesamtliche Tätigkeit für den Bereich der Gemeinde Kolitzheim nahtlos und ohne Unterbrechungen fortgesetzt werden kann.

(2) Aufgrund der Datenübertragung ist es erforderlich, dass das Standesamt Kolitzheim alle anhängigen Verfahren bis zum Zeitpunkt der Aufgabenübertragung abschließt. Sollte dies in begründeten Einzelfällen nicht möglich sein, sind Vorgänge, die bis zu diesem Zeitpunkt nicht zu einer Beurkundung geführt haben (Anzeigen, Anmeldungen, Zurückstellungen usw.) oder über die gerichtlich noch nicht entschieden wurde, unmittelbar nach dem Wechseltermin an die Verwaltungsgemeinschaft Volkach als aufnehmendes Standesamt zu übergeben.

(3) Das Archivgut verbleibt bei der Gemeinde Kolitzheim. Personenstandseinträge des Standesamtes Kolitzheim (Personenstandsbücher u.d.gl. einschließlich der dazugehörigen Sammelakten), welche nach Ablauf der Fortführungsfristen Archivgut werden, werden der Gemeinde Kolitzheim gegen Empfangsbekenntnis wieder zurückgegeben, sobald der letzte Eintrag in dem gebundenen Buch Archivgut ist.

(4) Die Übergabe der Unterlagen des Standesamtes der Gemeinde Kolitzheim an das Standesamt Volkach wird in einer gesonderten schriftlichen Übergabeniederschrift dokumentiert. Diese ist von beiden Vertragsparteien zu unterschreiben.

§ 5 Schlussbestimmungen

(1) Änderungen oder Ergänzungen dieser Vereinbarung bedürfen zu ihrer Gültigkeit der Schriftform.

(2) Die Aufgabenübertragung, ihre Aufhebung sowie Änderung oder Ergänzung dieser Vereinbarung bedürfen nach Art. 2 Abs. 5 AGPStG der Zustimmung des Landratsamtes Schweinfurt und des Landratsamtes Kitzingen als jeweilige untere Aufsichtsbehörde (Art. 4 Abs. 1 Nr. 1 AGPStG).

(3) Die Verwaltungsgemeinschaft Volkach, die Gemeinde Kolitzheim und die Landratsämter Schweinfurt und Kitzingen erhalten jeweils eine Ausfertigung dieser Vereinbarung.

(4) Sollten einzelne Bestimmungen dieser Vereinbarung unwirksam oder nichtig sein oder werden, so berührt dies die Gültigkeit der übrigen Bestimmungen dieser Vereinbarung nicht (salvatorische Klausel). Die beiden Parteien verpflichten sich, unwirksame oder nichtige Bestimmungen dieser Vereinbarung durch neue Bestimmungen zu ersetzen, die dem in den unwirksamen oder nichtigen Bestimmungen enthaltenden Regelungsgehalt in rechtlich zulässiger Weise entsprechen. Entsprechendes gilt, wenn sich in der Vereinbarung eine Regelungslücke herausstellen sollte. Zur Ausfüllung dieser Regelungslücke verpflichten sich die Parteien, auf die Ergänzung einer angemessenen Regelung, die nach ihrem Regelungsgehalt dem entspricht, was beide Parteien nach dem Sinn und Zweck der Vereinbarung bestimmt hätten, wenn der Punkt von ihnen bedacht worden wäre.

(5) Die unteren Aufsichtsbehörden sind über beabsichtigte Änderungen oder Ergänzungen dieser Vereinbarung umgehend zu unterrichten. Im Falle des § 3 Abs. 5 und des § 5 Abs. 4 dieser Vereinbarung können sie zudem von einer der Vertragsparteien um Stellungnahme gebeten werden. Dies gilt auch im Falle von Meinungsverschiedenheiten über diese Vereinbarung.

Volkach, den 05.12.2023                                       
Verwaltungsgemeinschaft Volkach                          

gez. (-im Original unterschrieben-)                          

Heiko Bäuerlein                                                 
Gemeinschaftsvorsitzender                                 

Kolitzheim, den 05.12.2023
Gemeinde Kolitzheim

gez. (-im Original unterschrieben-)

Horst Herbert
Erster Bürgermeister