Zentral-Archiv für die acht Ortsteile

03.05.2007

Mainpost 3.5.2007

 

KOLITZHEIM

Zentral-Archiv für die acht Ortsteile

 

„Ich bin sehr zufrieden mit dem, was ich sah. Es wird gut“, meinte Archivoberrätin Ingrid Heeg-Engelhart vom Staatsarchiv Würzburg, als sie und die Kreisarchivpfleger Schweinfurt Süd und Nord, Hilmar Spiegel und Irene Handfest-Müller, im Rahmen einer Archiv-Reise durch den Landkreis Schweinfurt neben den Archiven in Schwanfeld und Stadtlauringen auch das der Gemeinde Kolitzheim besuchten.

 

Das Gemeindearchiv wird seit Anfang des Jahres von dem freiberuflichen Archivar Marian Opalka im Auftrag der Kommune neue geordnet. Vor Ort informierten sich die Archivoberrätin und die beiden Kreisarchivpfleger über den Stand der Arbeiten, führten Beratungsgespräche mit Bürgermeister Horst Herbert und dem geschäftsleitenden Beamten Winfried Fella und gaben Tipps. „Das ist keine Inspektion. Ich stelle nur meinen fachlichen Rat zur Verfügung“, erläuterte Ingrid Heeg-Engelhart.

Bürgermeister Horst Herbert teilte mit, dass die Gemeinde Kolitzheim 50 000 Euro für die Neuordnung des Gemeindearchivs zur Verfügung stellte. Nicht enthalten sind in diesem Betrag die Kosten für den Umbau eines Raums im Rathaus sowie die für die platzsparende Kompaktanlage mit dem verschiebbaren Regalsystem, das die Archivalien aufnehmen wird, wenn sie Marian Opalka professionell geordnet hat. „Nicht ganz einfach, wenn die Gemeinde aus acht Ortsteilen besteht“, kommentierte Dr. Heeg Engelbrecht.

Vor der Gründung der Großgemeinde war jede der acht Kommunen selbstständig und hatte ein eigenes Archiv. In den 80er Jahren wurden die Archivalien zusammengelegt. „Es sind zig tausend. Das älteste ist eine Gemeinderechnung von Stammheim aus dem Jahre 1593. Archiviert wird Schriftgut bis zur Gemeindereform 1978. Die jüngeren Sachen sind noch nicht hier“, erläuterte Archivar Marian Opalka, zu dessen Aufgaben es gehört, Schriftstücke durchzusehen und sie zu beurteilen, ob sie erhalten werden sollen oder nicht.

„Ein organisches Gebilde“

„Archivwürdig ist, was geschichtliche Relevanz hat, zum Beispiel was zur Sicherung rechtlicher Belange dient. Die Aufgabe des Archivs ist, Informationen aufzubewahren. Ein Archiv ist keine Sammlung, es ist ein organisches Gebilde. Es soll die Verwaltungstätigkeit einer Behörde wiedergeben“, führte Opalka aus.

Außerdem trennt der Archivar die Archivalien und ordnet sie den verschiedenen Archivgattungen zu. Hauptgruppen sind Urkunden, Amtsbücher, Rechnungsbände, Akten und kartografische Werke.

Säurefreie Mappen

„Ich entferne das Metall; es zerstört das Papier. Akten müssen zum Beispiel aus den Ordnern herausgenommen und Klammern aus dem Papier entfernt werden, was viel Arbeit macht. Die losen Blätter kommen in spezielle säurefreie Archivmappen, wo sie sicher untergebracht sind, und danach in beschriftete, säurefreie Kartons.

Säure ist eine der größten Gefahren im Archiv. Sie greift das Papier an und zerstört damit die darauf enthaltenen Information“, berichtete der Marian Opalka, der auch ein Repertorium, eine Art Inhaltsverzeichnis, erstellt, in dem aufgelistet ist, was vorhanden ist und wo es steht.

„Jedes einzelne Schriftstück erhält eine Signatur, verbunden mit der Standortangabe“, erklärt der Archivar. Er hat im Laufe der Zeit 25 Gemeinde- und Pfarrarchive geordnet.

Wie Ingrid Heeg-Engelhart ausführte, ist ein geordnetes Archiv die Voraussetzung für eine gezielte Benutzung. Bürgermeister Horst Herbert stimmte zu, wies aber darauf hin, dass alles noch elektronisch erfasst und die Schrift übertragen werden sollte. „Das best geordnetste Archiv nützt nichts, wenn die Sachen niemand lesen kann“, meinte er. Irene Handfest-Müller darauf: „Das lernt man schnell.“

Hilmar Spiegel sprach den schlechten Zustand einiger Archivalien an und empfahl der Gemeinde, sie restaurieren zu lassen. „Sie waren falsch gelagert“, informierte Marian Opalka. Von ihm wollte Bürgermeister Horst Herbert wissen, welche Schriftstücke am meisten vertreten sind. „Jahresrechnungen“, lautete die Antwort.

„Jede Urkunde ein Unikat“

Irene Handfest Müller wies darauf hin, dass die Archivalien jeder Gemeinde einzigartig sind. Die Überlieferungen gebe es in dieser Form woanders nicht. Die Gemeinde solle sie daher gut verwahren. „Jede Urkunde ist ein Unikat“, betonte die Kreisarchivpflegerin, die im Sprengel Schweinfurt Nord 14 Archive betreut. Bei Hilmar Spiegel sind es 15 im Sprengel Schweinfurt Süd.

„Auf der Archiv-Reise wollen wir die Gemeinden dazu animieren hinsichtlich ihrer Archive etwas zu machen. Archive sind wichtig. Sie sind nichts anderes als die geschriebene Lebensleistung unserer Vorfahren und die muss erhalten bleiben. Außerdem tauchen bei der Neuordnung immer wieder bislang unbekannte Schriftstücke auf, die neue, zum Teil wichtige Erkenntnisse, liefern“, so Hilmar Spiegel.

Zu den News